Pengajuan Surat Warga
Pengajuan surat memindahkan proses surat-menyurat ke satu alur: warga mengajukan dari portal, pengurus menyetujui atau menolak, lalu surat keluar sebagai PDF A4 dengan nomor resmi dan barcode verifikasi. Tidak perlu menyalin data warga ke dokumen Word setiap kali ada permintaan.
Cocok dipakai oleh
- Pengurus RT, RW, paguyuban, cluster, dan pengelola perumahan.
- Warga yang ingin melihat urusan rumahnya tanpa bertanya lewat chat.
Pengajuan surat dari portal warga.
Bagaimana cara kerjanya
- Langkah 1
Warga mengajukan
Pilih jenis surat dan tuliskan keperluannya; tujuan surat opsional. Data warga terisi otomatis dari data rumah dan keluarga.
- Langkah 2
Ketua atau Sekretaris menyetujui
Pengajuan diperiksa lalu disetujui atau ditolak. Nomor surat dibuat mengikuti format per template.
- Langkah 3
Surat terbit sebagai PDF
Surat bertanda tangan Ketua tercetak sebagai PDF A4 berisi data warga dan barcode verifikasi. Warga mengunduhnya sendiri dari portal.
Manfaat untuk pengurus dan warga
Untuk pengurus
- Tujuh template bawaan menutup surat yang paling sering diminta warga.
- Nomor surat berurutan otomatis, tidak lagi dihitung manual.
- Kop surat, logo, dan tanda tangan diatur sekali, dipakai untuk semua surat.
Untuk warga
- Pengajuan bisa dilakukan kapan saja tanpa datang ke rumah pengurus.
- Surat yang sudah disetujui langsung bisa diunduh dalam bentuk PDF.
Siap mencoba Pengajuan surat?
Gratis 30 hari, tanpa kartu kredit, dan tidak perlu instalasi.
Yang perlu disiapkan sebelum surat pertama terbit
Kop surat, logo, dan penanda tangan
Surat memakai kop, logo, dan data Ketua yang diatur sekali di pengaturan surat. Lengkapi bagian itu sebelum pengajuan pertama masuk.
Surat yang sudah terbit sebagai PDF membawa nomor dan barcode verifikasi, lalu diunduh sendiri oleh warga dari portal. Pastikan data rumah dan keluarga sudah benar sebelum pengajuan disetujui.
Menentukan jenis surat yang aktif
Tujuh template tersedia, tetapi tidak semuanya relevan untuk setiap kelompok. Aktifkan yang benar-benar diminta warga, misalnya surat domisili dan pengantar RT/RW, lalu tambahkan yang lain ketika ada permintaan.
Daftar yang pendek membuat warga tidak salah pilih, dan pengurus tidak menerima pengajuan yang harus ditolak karena jenisnya tidak dipakai di lingkungan itu.
Menyimpan arsip surat
PDF surat diunduh sendiri oleh warga, jadi pengurus sebaiknya menyimpan satu salinan di folder kelompok.
Setiap surat membawa nomor dan barcode, sehingga surat yang beredar bisa ditelusuri kembali ke pengajuannya di aplikasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa jenis surat yang tersedia?
Ada tujuh template bawaan. Jenis surat yang aktif ditentukan pengurus, dan tiap template punya format nomor sendiri.
Bagaimana nomor surat ditentukan?
Nomor dibuat otomatis dengan format per template, misalnya urutan/RT-RW/kode surat/bulan dalam angka Romawi/tahun, sehingga tidak ada nomor ganda.
Siapa yang menandatangani surat?
Tanda tangan pada PDF memakai data Ketua yang diatur di pengaturan surat. Persetujuan pengajuan dilakukan oleh Ketua atau Sekretaris.
Fitur terkait
Siap merapikan kas dan iuran lingkungan Anda?
Coba WargaKami gratis 30 hari. Tanpa kartu kredit dan tanpa instalasi, semua dari browser.